Seis dicas para evitar interrupções no trabalho
Conserve seu emprego e mantenha a confiança que depositaram em você
Para muitos especialistas em administração do tempo e produtividade no trabalho, um dos causadores da interrupção no ambiente de trabalho é a preguiça. Ser interrompido no ambiente de trabalho é algo comum. Afinal quem está a salvo do telefone, do e-mail, dos colegas e do chefe? A responsabilidade quando se está desenvolvendo um trabalho sem a fiscalização direta do chefe aumenta, pois sua credibilidade ficará totalmente em jogo e fatalmente será perdida em caso de desleixo ou acomodação em suas atividades quando nessa situação.
Além do que, no Brasil em razão dos inúmeros feriados, as paralisações no trabalho estão aumentando consideravelmente. E os políticos têm sua parcela de culpa nisso, quando fica criando, em vez de pensar coisas úteis, Dias de tudo que existe no mundo. Só resta mesmo criarem o Dia da Preguiça (se é que ainda não existe) e colocá-lo como mais um feriado. O problema que atinge todos os níveis hierárquicos torna os profissionais menos produtivos, já que é necessário parar para sanar a dúvida de outros ou dar aquela “mãozinha”.
Para o especialista em Administração do Tempo e Produtividade, Christian Barbosa, um dos causadores da interrupção no ambiente de trabalho é a preguiça. “O que é mais fácil, ler no quadro a lista impressa com o ramal do departamento que o cara do telefone está pedindo ou direcionar para a telefonista? Ler o manual do celular ou perguntar para alguém como configurar o e-mail? A preguiça ativa a interrupção.”
Outro motivo é a falta de tempo, que faz com que as pessoas não expliquem as tarefas delegadas corretamente, e consequentemente sejam interrompidas enquanto surgem dúvidas de quem recebeu a atividade.
Cinco dicas tornar o trabalho mais produtivo
Pensando nisso, confiram as sete dicas seguintes:
1) Mapeie as suas interrupções: se você só sabe que é muito interrompido, mas não sabe por quem, quando, o quê, frequência não terá como resolver. É preciso conhecer o real problema para buscar uma solução. Uma simples planilha no Excel pode ajudar nessa estratégia.
2) Compartilhe conhecimento: quanto mais você reter aquilo que sabe, mais as pessoas vão lhe interromper e perguntar. Tudo o que você conhece e outra pessoa esteja envolvida deveria ser compartilhado. Você pode simplesmente criar uma pasta na rede chamada “procedimentos” e criar arquivos de word como: roteiro para emissão de NF.doc, procedimento quando o sistema falhar, entre outros.
3) Determine horários: romper a cultura de interrupção não é algo trivial, as pessoas precisam ser disciplinadas e isso exige tempo. Se alguém vier lhe interromper e for uma coisa que possa esperar, agende com a pessoa um horário para resolver essa e outras questões.
4) Antecipe-se: uma parcela das interrupções acontece a partir de atividades que você delegou ou está envolvido. Se este for seu caso, nada como revisar logo no início da manhã as prioridades e se algo já indica que vai gerar dúvidas. Se for o caso, antecipe-se para evitar o problema. Um simples papo rápido na sala de café pode ajudar muito.
5) Interrupções externas: é comum ouvir frases como: “meu cliente me interrompe a toda hora” , “o fornecedor sempre chega na hora errada”, “não posso dizer não para meu cliente”, etc. Em diversas consultorias que fizemos nesse sentido, na maior parte dos casos, dizer não para o cliente é saudável para ambas as partes. “Não é sair negando atendimento ao cliente, é saber priorizar o cliente.” É importante definir dias de atendimento a fornecedores e enviar as instruções via e-mail para todos, com os horários e agenda de marcação. Nesse período, é importante alocar dois profissionais para atender com qualidade essas pessoas.
6) Os telefonemas externos que não dizem respeito ao trabalho devem ser limitados o máximo possível. À medida que essas ligações são permitidas o seu uso pode aumentar indiscriminadamente, trazendo mais riscos à produtividade. Da parte do empregado é importante ter a exata consciência do que a empresa lhe exige e não se deixar envolver com ligações supérfluas ou que poderiam ser adiadas para horários em que esteja livre de modo a não prejudicar o rendimento no trabalho.