A Arte de Planejar
O aprendizado, o emprego e o desenvolvimento da arte de planejar, com certeza serão formas de você conseguir alcançar todos os seus objetivos com maior precisão, eliminando por vezes riscos desnecessários ao processo. Não significa sucesso irrestrito em cada empreendimento, mas sim uma maneira de trabalhar melhor qualquer meta para o alcance dos fins desejados. Você, a princípio, terá que exercitar o planejamento, tal como sugerido, nas coisas mais simples, como forma de se habituar ao método. Daí por diante para as tarefas rotineiras bastará um simples planejamento mental e apenas para os objetivos mais complexos deverá ser realizado o planejamento em papel, com todos os detalhes possíveis, para que o êxito possa ser alcançado.
João Ribeiro da Silva Neto
Sobre planejamento em si existem inúmeras publicações a respeito. O método a seguir traçado é fruto de adaptações pessoais feitas com base em uma ampla vivência funcional de situações onde o planejamento sempre se fez necessário para o alcance das metas ou objetivo desejados. Em praticamente todas as oportunidades o método foi testado com pleno sucesso.
O MÉTODO
Para se planejar algo devemos empregar um método por completo, de forma profissional e científica, portanto sem amadorismos. As pessoas ou grupos que se envolverem nesse tipo de trabalho deverão estar com espírito desarmado de preconceitos ou pensamentos do tipo: “isso eu já sei”; “é trabalho demais”; “assim é muito complicado” e outras colocações do gênero.
É importante lembrar que depois da prática adquirida e o costume com o método, o planejamento para determinadas situações consideradas mais simples será apenas uma atitude mental já totalmente incorporada, dispensando o uso de anotações. Para situações mais complexas, nas quais diversos condicionantes estarão envolvidos, as anotações serão indispensáveis para o pleno alcance dos objetivos.
No caso específico esse método consiste primeiramente em definir a meta a ser alcançada, que pode ser a realização de uma viagem, a consecução de um trabalho qualquer ou outro tipo de objetivo.
1) Definição do Objetivo
O objetivo deve, antes de tudo, estar claramente definido em uma linha básica de Assunto. No exemplo a seguir utilizaremos como objetivo uma viagem de férias para Belo Horizonte, Minas Gerais. Então o objetivo estaria definido como:
Objetivo: viagem de férias a Belo Horizonte
Sempre que possível o assunto (objetivo) deverá responder as seguintes perguntas - O que? Onde? e Quando? . Melhor ainda se pudermos acrescentar respostas para: Como? e Por que?
Desse modo nosso objetivo acima descrito poderia ser melhorado, da seguinte forma:
Objetivo: viagem de férias a Belo Horizonte em julho de 2011.
Então temos definido O QUE: viagem de férias; ONDE? Cidade de Belo Horizonte; QUANDO? julho de 2004. As perguntas COMO? e POR QUE? não foram respondidas por serem óbvias no exemplo utilizado.
2) Pontos Básicos - PB
Inicialmente, o que vem a ser pontos básicos?
São aqueles aspectos que devem ser observados para o alcance do objetivo desejado. No Método de Planejamento os pontos básicos devem ser alinhados em maior número possível. Nunca se deve desprezar algo ou duvidar se algum ponto é básico ou não. A técnica desse tipo de Planejamento é dinâmica e a execução do próprio método fará com que alguns pontos julgados a princípio básicos, possam ser eventualmente descartados e vice-versa, ou seja, pontos que não foram sequer levantados no início do planejamento certamente vão aparecer durante o método, daí a sua dinâmica.
Vale a pena repetir, então que uma regra básica para o aprendizado desse método é que o Planejamento é dinâmico, ou seja: no decorrer do trabalho pontos básicos poderão aparecer e outros poderão deixar de ser básicos, conforme veremos a seguir.
Definido o objetivo (ver abaixo), vamos então alinhar os diversos pontos básicos para a meta acima, enumerando-os de acordo com a ordem que surgirem em nossa mente. Depois uma ordem prioritária poderá ser estabelecida.
Objetivo: viagem de férias a Belo Horizonte, em julho de 2011.
Pontos Básicos (PB)
1. Preço das passagens de avião (se for de carro, excluir)
2. Data provável da partida e do retorno
3. Meio de transporte (se de automóvel próprio haverá desdobramentos, de avião também e assim por diante)
4. Número de pessoas que deverão viajar
5. Condições da(s) estrada(s) - se a viagem for de carro
6. Manutenção do carro
6.1. Estado geral dos pneus, motor, bateria, caixa de marchas,
embreagem, luzes de sinalização, equipamentos, documentação.
7. Período de férias (estabelecimento, quantos dias etc.)
8. Dimensionar a bagagem de cada um dos passageiros ( se possível)
9. Hospedagem, custos
10. Combustível, gastos gerais
11. Passeios, programação antecipada
12. O que levar em sua bagagem pessoal (detalhar)
13. Condições climáticas do período na cidade a ser visitada
14. Levar e manter todos os telefones de contato no local e no domicílio
15. Cartões de planos de saúde (ou disponibilidade em dinheiro)
16. Outros ...
Enfim, você pode enumerar quantos pontos básicos desejar. A lista será melhor quanto maior, para facilitar um Planejamento o mais completo possível.
3) Pontos Básicos Conhecidos (PBC)
Agora que você já listou os Pontos Básicos, deverá analisar ponto a ponto, item a item, para ver aqueles que os elementos já são conhecidos ou estariam definidos.
Como trabalhar com essa relação?
Por exemplo, se você sabe o período de férias disponível, que é o item 1, marque-o com um símbolo que represente para você um ponto básico conhecido e assim por diante. Faça tudo por escrito e o mais detalhado possível. Se existe um Ponto Básico que você conhece parcialmente, marque-o da mesma forma, ou escreva ao lado: parcialmente conhecido. Para os pontos básicos desconhecidos a mesma coisa. Assinale-os como pontos básicos desconhecidos.
Ao final de tudo você terá a mesma lista, mas agora com os detalhes e as marcações devidas. Vale destacar que, como dizemos no início, o Planejamento é dinâmico, ou seja, a cada lida você poderá lembrar de mais um Ponto Básico ou então excluir um outro Ponto Básico por não enquadrá-lo mais como tal. A ordenação de prioridade dos Pontos Básicos também pode (e deve) ser alterada, pois dificilmente uma pessoa se lembraria de todos os pontos básicos na exata ordem, no início de seu planejamento.
A seguir o mesmo exemplo acima, depois de trabalhado
1. Período de férias (estabelecimento, quantos dias etc.)CONHECIDO
2. Data provável da partida e do retorno CONHECIDO
3. Meio de transporte - definido por automóvel CONHECIDO
4. Número de pessoas que deverão viajar CONHECIDO
5. Condições da(s) estrada(s) DESCONHECIDO
6. Manutenção do carro PARCIALMENTE
6.1.1. Estado geral dos pneus, motor, bateria, caixa de marchas, embreagem, luzes de sinalização, equipamentos, documentação.
7. Dimensionar a bagagem de cada passageiro DESCONHECIDO
8. Hospedagem, custos DESCONHECIDO
9. Combustível, gastos gerais CONHECIDO
10. Passeios, programação antecipada PARCIALMENTE
11. O que levar em sua bagagem pessoal (detalhar) PARCIALMENTE
12. Condições climáticas na cidade a ser visitada CONHECIDO
13. Levar e manter todos os telefones de contato CONHECIDO
14. Cartões de planos de saúde CONHECIDO
15. Outros ...
4) Pontos Básicos a Conhecer
Fácil distinguir, após esse trabalho inicial, os pontos básicos a conhecer. Eles são a diferença entre os Pontos Básicos Conhecidos e Desconhecidos,
somando-se os Parcialmente conhecidos:
Pontos básicos - (menos)
Pontos básicos conhecidos - (menos)
Parcialmente conhecidos = Pontos básicos a conhecer
Portanto, de acordo com o planejamento acima, teríamos os pontos básicos conhecidos (marcados em azul):
· Período de férias (estabelecimento, quantos dias etc.) CONHECIDO
· Data provável da partida e do retorno CONHECIDO
· Meio de transporte - definido por automóvel CONHECIDO
· Número de pessoas que deverão viajar CONHECIDO
· Combustível, gastos gerais CONHECIDO
· Condições climáticas na cidade a ser visitada CONHECIDO
· Levar e manter todos os telefones de contato CONHECIDO
· Cartões de planos de saúde CONHECIDO
Os Pontos Básicos Parcialmente Conhecidos
· Manutenção do carro PARCIALMENTE
· Passeios, programação antecipada PARCIALMENTE
· O que levar em sua bagagem PARCIALMENTE
E, por último, os Pontos Básicos Desconhecidos, ou seja, aqueles pontos a conhecer:
· Condições da(s) estrada(s) DESCONHECIDO
· Bagagem de cada passageiro DESCONHECIDO
· Hospedagem, custos DESCONHECIDO
Para prosseguirmos então será necessário trabalhar apenas nos pontos básicos DESCONHECIDOS, que são os três mencionados acima.
Com as respostas a esse pontos desconhecidos ou parcialmente conhecidos o Planejamento fica concluído, completo, com todos os Pontos Básicos Conhecidos.
Poderíamos agora formar um Quadro Geral de Situação (QGS), possibilitando analisar com precisão as possibilidades de êxito ou de fracasso no objetivo almejado. Esse quadro de situação nada mais é que uma conclusão sobre os diferentes itens do planejamento, que indique se a meta tem muitas possibilidades de ser alcançada ou não. Com base nessa conclusão o planejador pode decidir sobre o assunto com mais base e segurança.
- Como pesquisar para responder os pontos desconhecidos
Quando você estiver trabalhando para completar as lacunas existentes em seu planejamento, ou seja, os pontos básicos desconhecidos e os parcialmente conhecidos, parta sempre das ações mais fáceis para as mais difíceis.
Exemplo: o que seria mais fácil para descobrir as condições da estrada para Belo Horizonte?
- Pedir um levantamento na Polícia Rodoviária Federal ou no DNER
- Consultar mapas
- Perguntar a um motorista de ônibus que viaja constantemente para lá
É lógico que a última opção é a mais sensata, fácil e descomplicada. Ir ao Terminal Rodoviário e falar com alguns motoristas de empresas que fazem viagens para Belo Horizonte é bem fácil! Mas não esqueça de consultar sempre a mais de um motorista, para poder ter maior possibilidade de uma resposta acertada! Nesse caso porque você não conhece a fonte daquela informação e sua idoneidade e, portanto, tem que confirmar os informes recebidos com outros...
5) Quadro Geral de Situação (QGS)
Um quadro geral de situação pode ser formado a partir da análise de todos os pontos básicos (e suas respostas, logicamente) do planejamento.
Há que se atribuir, conforme o bom-senso de cada um, que existe um peso a ser atribuído para cada ponto básico. No planejamento acima, por exemplo, se tivéssemos obtido para os últimos pontos básicos desconhecidos respostas negativas, o quadro geral de situação poderia ser desfavorável à viagem.
Vejamos - Se as respostas obtidas aos pontos abaixo fossem:
· Condições da(s) estrada(s) PÉSSIMAS
· Bagagem de cada passageiro MAIOR QUE A NORMAL
· Hospedagem, custos INEXISTENTE ou MUITO CARA
Com esses dados, fácil seria para concluir o planejamento indicando um Quadro Geral de Situação DESFAVORÁVEL para a viagem. Com esse resultado nova análise poderia ser feita, com a inclusão de outras alternativas, mostrando a Dinâmica do planejamento.
Tais alternativas poderiam ser:
· Viagem de ônibus - que evitaria prováveis transtornos com a estrada e a possibilidade de defeitos (e as respectivas despesas) com o carro próprio.
· Hospedagem gratuita ou cooperativa - na casa de amigos ou parentes.
Essas outras possibilidades poderiam alterar o Quadro de Situação, tornando-o FAVORÁVEL.
5) Exercícios de Planejamento
Planejar é uma arte que deve ser exercitada. A princípio tente elaborar vários planejamentos, com temas e objetivos diferentes, por exemplo:
- A mudança de domicílio de um bairro ou cidade para outro
- Troca de um automóvel
- Aquisição de uma casa própria
Para cada objetivo você verá que os Pontos Básicos inicialmente não surgirão com facilidade. A cada leitura do planejamento novos pontos básicos deverão surgir, outros poderão ser excluídos.
O trabalho (arte) de planejar poderá ser feito em grupo, com um coordenador, onde os pontos básicos serão reunidos mais facilmente e as tarefas de conseguir as respostas ou definições para os pontos a conhecer serão divididas.
5) Considerações Finais
Após ter desenvolvido o bom hábito de planejar, sua vida particular ou funcional terá sem dúvida amplas possibilidades de ser mais fácil, equilibrada, com mais acertos, o que em suma poderíamos chamar de empreendimento acertado.
- João Ribeiro da Silva Neto, Diretor do Portal Messejana e Analista de Informações do Ministério do Trabalho e Emprego da Presidência da República.